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【某汽车金融客户A】服务案例
发布日期:2018-09-21
09 : 22 : 14


背景:


A客户的产品销售覆盖整个中国大陆,日常的档案工作内容为收集、处理由各办事处邮寄来的汽车金融档案,此前未选择过档案外包服务。

问题:


每个自然日都有大批量的汽车金融档案需要处理,A客户没有足够的人力资源可以完成该工作。且客户没有没有档案外部索引信息的完整记录,日常的档案工作准确率低,档案丢失现象严重。档案管理的形式越来越令人沮丧。 

解决方案:


中泰德信为A客户提供了一站式集成化的档案管理解决方案,涵盖数字化、数据抓取和处理、在线审查申请、档案存储等服务内容。

中泰德信的建议是,增派人力并加强现有流程的管理,提高档案的自动化管理能力。

项目会议在中泰德信和A客户双方之间举行。从一开始,中泰德信就在软件平台搭建、设备调试和人员培训方面下足了功夫,并且撰写了标准化的项目作业流程和管理规定。详细的管理方式和制度的说明,使双方均认识到自己的责任。

中泰德信在档案管理系统中为A客户量身打造了独有的帐户结构,使其每个部门的工作指令可以被单独处理,以跟踪其使用我们的服务。除了会计,有可能对每个部门有不同的索引和服务规则。在这个过程中有些部门要求他们的文件的详细审计。中泰德信能以受控制的,有条理的方式进行这些审计,这些都给予A客户的帐户的结构化方式。

所有的服务请求和新工作内容的创建成为自动化的。每天,所有新增档案均被直接递送到中泰德信,档案处理过程中的所有信息均实时地以电子方式传输到客户方,以确保准时、准确地处理和服务。


服务范围从管理整个文件箱、个人文件、到纸的单页扫描件被返回给客户。本次活动的全面审计是通过双方认可的IT系统来实现。这种做法变得越来越流行,现在很多的文件以这种方式进行传递。而处理完毕的档案,则直接进行装箱和运输,存入到中泰德信的高标准档案保管中心。

中泰德信也给A客户的员工做定期的培训,使他们认识到服务可用性以及如何使用它们,商业档案外包管理是最佳的档案管理方法。


结果:


◆ 安全——高标准的库房设施保证档案物理及信息安全。完善的档案管理系统,为档案信息提供侵入检测、异地备份和灾难恢复的全方位保护。
◆ 效率——处理时间从3至5日减少到24小时,客户可以专注于自己的核心业务。
◆ 客户满意度——每个月的客户服务调查中,分数达到95分以上。
◆ 可持续性——减少档案存放成本和办公纸张用量,降低运营成本。